Arbeitszeiterfassung

Die Dokumentation der Arbeitszeit ist wichtig, um etwaige Überstunden, also Mehrarbeit, zu erkennen und entsprechend der Vereinbarungen ausbezahlen oder mit Zeitausgleich abgelten zu lassen. Zudem ist sie im Arbeitsrecht vorgeschrieben. Welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung haben, erfahren Sie hier.

Die Arbeitszeiterfassung bildet die Grundlage für die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen, sie gewährleistet eine faire Entlohnung und sorgt für mehr Transparenz in der Arbeitswelt. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben einmal pro Monat Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung der sie betreffenden Arbeitszeit-Aufzeichnungen. Diese ist vom Arbeitgeber zu leisten.

Warum braucht es eine Arbeitszeiterfassung?

Wie viele Stunden pro Tag, Woche oder Monat zu arbeiten sind, wird im jeweiligen Arbeitsvertrag festgelegt. Die Ableistung der vereinbarten Arbeitszeiten ist Voraussetzung für das monatliche Gehalt. Damit die geleisteten Arbeitsstunden nachgewiesen werden können, braucht es eine Arbeitszeiterfassung, also eine Aufzeichnung der Stunden.

Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?

Die Zeiterfassung führt den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende auf, zusätzlich werden die vorgeschriebenen Ruhezeiten bzw. Pausen dokumentiert. Zusätzlich werden Urlaube, Krankenstände und Wochenarbeitszeit festgehalten. Noch ein Wort zu den Pausen: Das Arbeitsrecht sieht klar Ruhezeiten vor, diese müssen eingehalten werden. Darauf sollte der Arbeitgeber auch bestehen, denn sind diese Ruhepausen nicht nachweisbar, kann sich der Arbeitgeber strafbar machen.

Erfassung der Arbeitszeiten: Rechte & Pflichten

Grundsätzlich können Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber eine Arbeitszeiterfassung durchführen. Für beide gelten entsprechende Rechte und Pflichten.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter akkurat zu erfassen bzw. für deren Erfassung zu sorgen, also das entsprechende Instrumentarium zur Verfügung zu stellen. Die Aufzeichnungen sind mindestens 3 Jahre aufzubewahren und auf Ansuchen dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Auch Überstunden werden mit erfasst. Die Aufzeichnungen müssen für eine mögliche Kontrolle durch die Arbeitsinspektion zugänglich sein. Arbeitgeber haben das Recht, jederzeit auf die Arbeitszeiten zu schauen und auf Minusstunden aufmerksam zu machen bzw. die Zahl der Überstunden zu begrenzen.

Arbeitnehmer haben das Recht auf eine korrekte Erfassung ihrer Arbeitszeiten. Sie sind jedoch auch verpflichtet, ihre Arbeitszeiten wahrheitsgemäß anzugeben und entsprechend den Vorgaben des Arbeitgebers zu dokumentieren. Darüber hinaus haben Arbeitnehmer das Recht, Einblick in ihre Arbeitszeit-Aufzeichnungen zu verlangen.

Gleitzeit: Wie läuft die Arbeitszeiterfassung?

Gleitzeitmodelle sind heute keine Seltenheit mehr. Die Arbeitnehmer müssen in einer vom Unternehmen festgelegten Kernzeit anwesend sein bzw. arbeiten, den Rest der Wochenarbeitszeit kann flexibel gestaltet werden. Auch bei Gleitzeitmodellen ist eine Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Der Durchrechnungszeitraum mit Beginn und Dauer der Arbeitszeit wird dokumentiert, Stunden außerhalb der Kernarbeitszeit nicht als Überstunden angeführt. Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeit-Aufzeichnungen zu übermitteln bzw. Einsicht in diese zu gewähren.

Home Office: Wie läuft die Arbeitszeiterfassung?

Im Home Office gelten die gleichen Arbeitszeiteinteilungen, wie vor Ort im Büro oder am Arbeitsplatz, außer es wurde mit den Vorgesetzten ein anderes Arbeitszeitmodell vereinbart. Auch im Home Office sollte die Arbeitszeit erfasst werden. Wenn Sie vorwiegend von daheim arbeiten, ist es möglich, Aufzeichnungen nur über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen, das muss aber mit dem Arbeitgeber so vereinbart sein. Ansonsten gibt es auch viele praktische Tools zur simplen Arbeitszeiterfassung am Computer oder Smartphone. Siehe dazu unten mehr.

Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Manuelle Aufzeichnung: Das klassische Modell der Arbeitszeiterfassung erfolgt zumeist über Excel. Die Arbeitnehmer tragen den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit sowie alle Pausen ein. Vorlagen stellt entweder sowieso das Unternehmen zur Verfügung, ansonsten gibt es sie zuhauf im Netz zum Herunterladen.

Elektronische Aufzeichnung: Bei Zeiterfassungssystemen mittels Transponder, Chipkarten oder biometrischen Verfahren über ein Zeiterfassungsgerät werden die Arbeitsstunden automatisch gespeichert und ausgewertet.

Mobile Apps und Web-Anwendungen: Mobile Apps und Web-Anwendungen bieten die Möglichkeit, Arbeitszeiten flexibel und von überall zu erfassen. Diese Modelle eignen sich besonders für Außendienstmitarbeiter oder Home Office-Arbeitsplätze. Sie ermöglichen eine einfache und effiziente Dokumentation der Arbeitsstunden und bieten oft zusätzliche Funktionen wie Projektzeiterfassung oder Urlaubsverwaltung.

Welche Rolle spielt der Datenschutz?

Bei der Einführung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber stets die Datenschutzbestimmungen beachten. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter dürfen nur in dem Umfang erhoben werden, wie es für die Zwecke der Arbeitszeiterfassung notwendig ist. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das österreichische Datenschutzgesetz setzen hier klar definierte Rahmenbedingungen.